江门市住房和城乡建设局关于修改《江门市住房和城乡建设局关于业主电子投票工作指引》及延长文件有效期的通知（江建〔2024〕168号）

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JMBG2024035

江门市住房和城乡建设局关于修改《江门市住房和城乡建设局关于业主电子投票工作指引》及延长文件有效期的通知

江建〔2024〕168号

各县（市、区）住房城乡建设局，各有关单位：

　　《江门市住房和城乡建设局关于业主电子投票工作指引》（以下简称《工作指引》）自2019年11月1日起实施，鉴于其上位法依据已发生变化，为确保《工作指引》内容与现行法律、法规及文件的一致性，按照《江门市行政规范性文件管理规定》（江府办〔2022〕2号）第五十六条规定，现决定对《工作指引》进行修改，具体修改内容如下：

　　一、将“目的”中的“《中华人民共和国物权法》”修改为“《中华人民共和国民法典》”。

　　二、将全文中的“物业事项投票管理系统”修改为“物业事项表决管理系统”，“江门住建微信公众号”修改为“江门住建易办事微信公众号”，“维修资金”“住宅维修资金”“专项维修资金”统一修改为“住宅专项维修资金”。

　　上述修改内容不涉及实体内容，修改后的《江门市住房和城乡建设局关于业主电子投票工作指引》将重新予以公布（详见附件）。

　　另外，根据行政规范性文件的管理要求，同时决定将《江门市住房和城乡建设局关于业主电子投票工作指引》（江建〔2019〕276号）的有效期延长至2029年10月31日。

　　附件：江门市住房和城乡建设局关于业主电子投票工作指引

江门市住房和城乡建设局

2024年10月21日

江门市住房和城乡建设局关于业主电子投票工作指引

　　一、总则

　　（一）目的。为保障业主对共有和共同管理权利的重大事项行使表决权，维护业主、物业服务企业合法权益，规范电子投票活动，根据《中华人民共和国民法典》《物业管理条例》《广东省物业管理条例》等有关规定，结合我市实际，制定本指引。

　　（二）适用范围。本指引适用于本市行政区域内电子投票活动。

　　本指引所称电子投票，是指以江门市住房和城乡建设局提供的物业事项表决管理系统（以下简称“投票系统”）为平台，业主通过微信等渠道对依法应当由业主大会决定或者应当由业主共同决定的事项进行投票表决的活动。

　　电子投票事项，依法应当由业主大会决定或者应当由业主共同决定的下列事项，采用但不限于电子投票形式进行表决：

　　1.制定、修改业主大会议事规则；

　　2.制定、修改管理规约；

　　3.选举业主委员会或者更换、罢免业主委员会委员；

　　4.续聘、选聘、解聘物业服务企业；

　　5.筹集和使用住宅专项维修资金；

　　6.决定住宅专项维修资金管理制度；

　　7.依法改建、重建建筑物及其附属设施；

　　8.依法改变共用部位、共用设施设备的用途；

　　9.利用共用部位、共用设施设备合法经营，管理和使用经营收益；

　　10.法律、法规、规章、规范性文件规定或者管理规约、业主大会议事规则依法约定应当由业主大会表决或者由业主共同决定的事项。

　　（三）平台管理。江门市住房和城乡建设局负责投票系统的建设、维护和管理，负责全市电子投票活动的指导工作。

　　县级房地产行政主管部门负责本辖区电子投票活动的监督指导工作。

　　市、县级不动产登记部门和房地产档案行政管理部门向市住房和城乡建设局共享投票系统所需业主信息。

　　市、县级住宅专项维修资金管理中心负责住宅专项维修资金电子投票活动的监督管理工作，负责在投票系统中受理住宅专项维修资金电子投票活动。

　　街道办事处（镇人民政府）负责指导、协助、监督本辖区电子投票活动，负责在投票系统中受理本辖区除涉及住宅专项维修资金以外的电子投票活动，调解处理电子投票活动中的纠纷。居民委员会协助、配合做好与电子投票有关的工作。

　　二、收集投票范围信息数据

　　江门市住房和城乡建设局和市、县级不动产登记部门和房地产档案行政管理部门应当建立投票系统数据库所需信息的共享和更新机制。

　　在开展电子投票前，投票组织机构应收集投票范围房屋和业主的地址（房号）、建筑面积、业主姓名、业主身份证件号码、手机号码等信息：

　　1.导出投票系统中已有的相关信息。

　　2.根据物业服务企业提供的业主清册或通过其他途径核对、补充相关信息。也可以通过公示专有部分的地址（房号）、建筑面积、业主姓名和业主手机号码等方式（姓名和号码按照附则规定作隐私处理），组织业主核实。

　　专有部分的相关信息存在缺漏、变更的，应当及时补充、变更。

　　3.在创建投票业务时，按照系统模板表格导入已确认的相关信息。

　　三、开展电子投票

　　（一）发起投票。投票组织机构登录投票系统创建投票业务，填写小区名称、所属区域、投票开始时间、投票截止时间、投票事项等基本信息，按照系统模板表格导入已确认的业主信息，按照系统要求填写完成后提交。

　　（二）受理投票。街道办事处（镇人民政府）和住宅专项维修资金管理中心3个工作日内在投票系统中按职能受理投票业务。其中，街道办事处（镇人民政府）受理本指引适用范围中电子投票表决事项的第1.2.3.4.7.8.9.10项，住宅专项维修资金管理中心受理电子投票表决事项的第5.6项。

　　（三）投票前通知。受理通过后，投票组织机构应当在投票系统中打印投票公告和“江门住建易办事”微信公众号二维码，在物业管理区域显著位置公示，召开业主大会会议的，需在电子投票开始时间的15日前公告；投票公告包含电子投票开始时间、电子投票截止时间、表决事项、表决规则等内容；同时，公示专有部分的地址（房号）、建筑面积、业主姓名、业主手机号码等信息（姓名和号码按照附则规定作隐私处理），公开接收业主意见的联系方式。

　　（四）采用微信投票。投票系统于投票开始时间起自动向业主发送投票信息，在投票截止时间自动停止电子投票。

　　投票系统向业主发送投票信息后，业主关注“江门住建易办事”微信公众号，进入投票系统，进行业主绑定，录入业主的身份证件号码和手机号码，经投票系统验证后，业主身份与微信公众号绑定。业主可以在微信公众号接收投票系统发送的投票信息进行投票。

　　投票系统采集的一个专有部分有两个以上业主的，业主应当推选一人行使表决权。

　　（五）补充投票。投票组织机构可以采取电子投票器投票和书面表决投票对微信投票进行补充。

　　投票组织机构有条件的，可以使用电子投票器开展投票，业主使用身份证通过电子投票器验证身份后，即可在电子投票器上投票。电子投票器的投票信息自动计入投票系统。

　　在电子投票期间采用书面表决投票的，应当遵守下列规定：

　　1.投票组织机构应当在投票公告内容中，公开书面表决票或者选票的样本，告知方便业主领票和投票的时间、地点、方式；

　　2.投票组织机构应当在物业管理区域内显著位置设置固定的已密封投票箱，接收业主投票，接受全体业主监督；

　　3.业主应当及时领票，并在电子投票截止时间前投票；

　　4.电子投票期限届满，业主书面表决票或者选票由街道办事处（镇人民政府）临时保管。电子投票表决结果公示期间对投票表决结果无异议或者按照本规则规定对异议处理完毕的，街道办事处（镇人民政府）应当将临时保管的业主书面表决票或者选票交还投票组织机构。

　　（六）补录书面表决意见。在电子投票期间采用书面表决投票的，在电子投票截止时间之日起3个工作日内，由投票组织机构在街道办事处（镇人民政府）监督下查验和统计业主书面表决票或者选票，并将书面表决票或者选票的表决意见录入表决系统。投票系统对电子投票表决意见和书面表决意见统一计票。

　　（七）统计投票结果。业主大会会议有多项表决事项，业主仅对其中部分表决事项投票的，投票系统在统计投票表决结果时，该业主未投票的其他事项的表决意见视为弃权；该业主计入参加业主大会会议的业主人数。

　　业主采用电子投票的，可以在“江门住建易办事”微信公众号查询本人已投票意见。

　　电子投票有效期限内无业主采用书面表决票补充投票的，投票表决结果应当于电子投票截止时间，由投票系统自动统计业主电子投票意见并生成；电子投票有效期限内有业主采用书面表决票补充投票的，投票表决结果应当在书面补充投票的表决意见已全部录入投票系统后，即刻由投票系统自动统计业主的电子投票表决意见和书面补充投票表决意见并生成。

　　投票系统应当妥善保存电子投票表决结果，保存时间为5年。

　　（八）公示投票结果。投票组织机构应当于投票表决结果生成之日起3日内，将投票表决结果向全体业主公示，电子投票结果公示不少于5个工作日，业主大会会议投票事项中有书面表决补充投票的，投票结果公示不少于30日。

　　投票表决结果包括：投票系统数据库统计已投票业主的地址（房号）、专有部分面积、投票形式、表决意见，以及已投票业主的总人数和建筑物总面积、未投票业主的总人数和建筑物总面积等。

　　（九）投票异议处理。对投票表决结果有异议的，应当按照下列规定处理：

　　1.异议提出人应当在公示期间实名提出书面异议。

　　2.采用书面表决票补充投票的，异议提出人可以查验本人的书面表决票或者选票，但应当出示本人的有效身份证件和有效房产凭证；投票组织机构应当将异议提出人的书面表决票或者选票供其查验。

　　3.异议提出人对公示的业主人数、专有部分面积等业主投票权数提出异议的，应当出具有效凭证，并向投票组织机构反映。

　　4有证据证明不是业主或者业主委托代理人投票的，可以向投票组织机构反映，投票组织机构应当进行核实。

　　5.投票组织机构应当在业主大会会议表决结果公示期间或者公示期限届满之日起适当时间内对异议进行处理。

　　6.异议提出人对投票组织机构的处理仍有异议的，可以向街道办事处（镇人民政府）反映处理，涉及住宅专项维修资金的，可向属地住宅专项维修资金管理中心反映处理。

　　四、附则

　　（一）投票组织机构。本指引所称投票组织机构，是指召集业主对依法应当由业主大会决定或者应当由业主共同决定的事项进行投票表决的组织或者单位，包括：首次业主大会筹备组、业主委员会、居民委员会、物业服务企业。其中，首次业主大会筹备组、业主委员会、居民委员会是按照有关规定组织召开业主大会会议表决的投票组织机构；物业服务企业是按照有关规定组织业主对使用住宅专项维修资金、调整物业服务收费标准等事项进行投票表决的投票组织机构。

　　投票组织机构的主体资格应当符合有关法律、法规、规章和规范性文件的规定。

　　（二）禁止行为。任何单位、个人不得有下列行为：

　　1.冒充业主或者指使他人冒充业主投票；

　　2.伪造或者指使他人伪造表决票、选票、业主签名、书面委托书或者电子投票表决结果；

　　房地产行政主管部门、街道办事处、首次业主大会筹备组、业主委员会、居民委员会、物业服务企业、投票系统开发维护单位及其工作人员不得泄漏业主信息和投票信息。

　　（三）隐私保护。本指引规定公开自然人业主的姓名、手机号码的，应当保护业主隐私，只能公开自然人业主的姓氏、手机号码的前3位和后4位数字，其余信息应当用*号代替。

　　（四）费用。使用投票系统免费，但互联网、移动通信等运营商依法收取的服务费和购买电子投票器除外。

　　（五）本指引自2024年11月1日起施行，有效期至2029年10月31日。

　　原文件（江建〔2019〕276号）详见链接：http://www.sd-xs.com/bmpd/jmszfhcxjsj/zcfg/gfxwj/content/post_2007081.html